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Voyages et foires à l’étranger : récupérez la TVA
Lors de voyages d’affaires ou à l’occasion de salons professionnels à l’étranger, les dépenses effectuées sur place peuvent atteindre des montants très élevés. Ces dépenses sont généralement soumises à la TVA locale. Malheureusement, celle-ci n’est pas déductible en Belgique. C’est dire l’importance d’essayer de la récupérer auprès de l'Administration fiscale du pays dans lequel la dépense est effectuée.
Chaque Etat a ses propres conditions La grande majorité des pays dans le monde accepte de rembourser totalement ou partiellement la TVA aux sociétés étrangères.
Cependant, les conditions de forme et de fond pour récupérer la TVA diffèrent d’Etat à Etat. En effet, les procédures, les formalités, les délais, les conditions de remboursement, les dépenses prises en compte et les montants de remboursement varient selon les pays, même à l’intérieur de l’Union Européenne.
Notez également que le notion de « TVA » n’existe pas partout. Certains Etats imposent des « sales taxes » sans mécanisme de déduction au sein des entreprises comme c’est le cas pour la TVA. Ces sales taxes peuvent cependant également être remboursées aux sociétés étrangères.
Faites appel à des spécialistes La grande majorités des PME ne se préoccupent pas de récupérer la TVA payée à l’étranger par manque de temps ou d’intérêts ou par découragement face à la complexité des formalités. Certaines ignorent même que ces TVA sont récupérables.
Or, il existe des sociétés ou des organismes spécialisés dans la récupération de TVA à l’étranger. Ils doivent être agréés et agissent en mandataire (c’est-à-dire en votre nom et pour votre compte) auprès des administrations fiscales étrangères.
Ces spécialistes peuvent être des sociétés privées (Ex : certains cabinets comptables, sociétés de recouvrement de créances et même certains fournisseurs de carburant), ou certaines fédérations d’entreprises (Ex : la Febetra) ou certaines chambres de commerce étrangères.
Vous pourriez trouver leurs coordonnées éventuellement auprès de votre bureau comptable, auprès d’organismes publics à l’étranger, auprès des organisateurs des foires, ou sur Internet sous les termes « Récupération de TVA », « VAT reclaim », « VAT recovery » ou « Sales tax refund ».
En passant par ces sociétés ou organismes spécialisés, la procédure devient alors très simple. Il vous suffit de leur envoyer les originaux de vos factures ou reçus et ils s’occuperont de tout le reste. Les autorités fiscales locales contrôlent ces originaux, y apposent un cachet et vous les renvoient. Les montants de TVA remboursés seront alors versés sur votre compte. Dans l’Union Européenne, ce remboursement doit intervenir dans les 6 mois qui suivent l'introduction de la demande.
Les honoraires exigés par ces spécialistes représentent un pourcentage de la TVA récupérée (en général, entre 15 et 20%) et ne sont perçus qu'au moment du remboursement de cette TVA.
La TVA peut représenter jusqu’à un cinquième des sommes payées à l’étranger lors de voyages d’affaires ou de salons professionnels. La récupération de cette TVA constitue donc une économie substantielle pour votre entreprise. N’hésitez pas à faire appel à des professionnels, si les montants déboursés à l’étranger sont importants.
Christine Destexhe, Conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Marchés de compensation : dans quels cas ?
Lorsqu’un exportateur vend des produits à l ‘étranger, c’est généralement en échange d’une somme d’argent. Cependant, dans certains cas, les clients peuvent être amenés à payer, non plus en argent, mais en « nature » en offrant des marchandises ayant une valeur équivalente.
La compensation est généralement utilisée lorsque les acheteurs sont originaires soit de pays sous-développés disposant de peu de devises, soit de pays où la monnaie locale ne peut être convertie en devises étrangères, soit de pays où l’inflation est galopante, et soit de pays souffrant d’une dette publique très élevée.
Exemples de compensations commerciales
Le troc (« barter » ) est le terme probablement le plus utilisé dans le langage courant, mais constitue cependant l’opération la moins courante. On entend par troc, l’échange d’une marchandise par une autre, sans devoir mentionner la valeur respective de ces marchandises.
Le contre-achat (« counter purchase ») consiste pour l’exportateur à s’engager vis-à-vis d’un acheteur étranger à lui acheter (ou à faire acheter par un tiers) des marchandises en contre-partie du contrat d’exportation qu’il a pu conclure avec lui. La valeur des marchandises concernés est expressément mentionnée dans leur contrat. Les montants sont compensés et l’acheteur devra, le cas échéant, payer le solde s’il existe une différence de prix entre ces marchandises.
Au travers de l’achat en retour (« buy-back »), l’exportateur d’équipements de production, ou alors le donneur de licence (le « licensor »), s’engage à acheter à son client ou à son preneur de licence (le « licensee ») tout ou partie des produits que celui-ci aurait fabriqués grâce à ces équipements ou cette licence. Cette forme de compensation est une manière d’aider l’acheteur à financer les équipements achetés en lui garantissant qu’une partie de sa production sera d’office écoulée. Par ailleurs, la perspective d’un buy-back est un argument-clef pour l’exportateur qui tenterait de rendre son offre plus attractive que celles de ses concurrents.
L’offset est une forme de compensation où des entreprises du pays d’importation participent au développement et à la production des marchandises destinées à être vendues ensuite à des entreprises dans leur propre pays. Cette participation englobe, par exemple, la fourniture de matières premières, des travaux de sous-traitance ou des prestations de services.
Les contraintes de la compensation
Dans les cas du troc, du contre-achat ou du buy-back, l’exportateur sera contraint de réceptionner des marchandises qui ne sont peut-être pas compatibles avec son domaine d’activité. Il devra ensuite se préoccuper de les revendre à des tiers intéressés, ce qui constitue pour lui une perte de temps non négligeable.
De plus, l’exportateur peu au courant de la valeur réelle de ces marchandises, risque d’accepter une estimation sur-évaluée de celles-ci et se trouvera ainsi lésé.
Enfin, la compensation n’empêche pas la perception de droits de douanes et autres taxes sur les marchandises exportées et importées.
Les techniques de compensation sont accessibles même pour les PME. Elles permettent à celles-ci d’entrer dans des marchés à risques en se faisant « payer » autrement que par des moyens financiers.
Christine Destexhe, Conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Fixer ses prix pour l’export
Par facilité ou par manque de maîtrise de ses coûts et du marché ciblé, beaucoup de PME se contentent d’offrir à leurs prospects étrangers des prix EXW qui sont soit identiques aux prix pratiqués en Belgique, soit augmentés d’un montant déterminé au hasard.
Or, la fixation optimale d’un prix à l’export est essentielle pour assurer une bonne rentabilité de l’entreprise, pour rendre les produits et services attractifs et pour en établir un positionnement adéquat sur le marché local. C’est la raison pour laquelle, tout exportateur doit tenir compte notamment des éléments suivants :
1) Des surcoûts et frais liés à l’export : Il est nécessaire de rajouter au prix de revient des coûts additionnels liés directement ou indirectement à l’export. Citons par exemple :
- Les coûts engendrés par la prospection commerciale : personnel dédié à l’export, voyages à l’étranger, participation à des salons locaux, échantillons, étude de marché ;
- Les coûts liés à l’adaptation des produits : traduction, adaptation des composants et des emballages, certifications et autorisations de mise sur le marché ;
- Le cas échéant, les coûts liés à l’expédition sur place (dépendant de l’Incoterm): emballage spécial, transport, assurances, droits de douanes, taxes et frais liés à l’export/import, documents liés à l’export, etc.
- Les frais financiers : couverture des risques de non paiement, risque de change ;
- Les coûts liés aux intermédiaires comme, par exemple, les commissions d’agents.
Notez que les coûts auront un impact d’autant moins important sur le prix que la demande sera élevée. Les économies d’échelle dépendront des quantités vendues. Étant donné qu’il est très difficile de déterminer à l’avance quelles seront celles-ci, les PME ont du mal à intégrer cet aspect de façon optimale dans la fixation de leurs prix.
2) Le réseau de distribution : Dépendant du canal choisi, il y a lieu de tenir compte de la marge raisonnable qu’un distributeur pourrait s’octroyer pour la revente des produits.
3) Des prix pratiqués par les concurrents locaux : Il est nécessaire que le prix reste concurrentiel sur le marché. Attention, il n’est pas le seul critère de choix. Le rapport qualité/prix, le prix de revient, le positionnement et la stratégie de l’entreprise sont des éléments qui restent importants.
4) Des prix acceptables pour les clients locaux : en fonction de leurs moyens et/ou en fonction de la valeur qu’ils attribuent à vos produits et services.
5) De la stratégie de l’entreprise : Les prix pratiqués vont influencer le taux et la rapidité de pénétration des produits ou des services dans le marché. Par exemple, telle entreprise va vouloir casser les prix durant la période de lancement (prix d’appel) pour mieux introduire son produit. Telle autre décidera de vendre à un prix élevé pour dégager une marge bénéficiaire importante sur des petites quantités et donner une image de produits haut de gamme (positionnement).
Les PME sont souvent amenées à devoir être créatives en termes de réduction des coûts et efficacité commerciale pour garder leurs prix compétitifs et attractifs sur les marchés étrangers.
Christine Destexhe, conseillère et formatrice en commerce extérieur
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Combien coûte l’arbitrage ?
En cas de litige dans le cadre du commerce international, certaines entreprises préfèrent prévoir, dans leurs contrats, le recours à l'arbitrage plutôt qu’aux cours et tribunaux nationaux. L’arbitrage est une procédure de règlement des litiges qui est privée et très appréciée pour sa rapidité, sa confidentialité et l’expertise des arbitres. Une des institutions les plus connues au niveau mondial est la Cour Internationale d’Arbitrage de la CCI (Chambre de Commerce Internationale). En Belgique, on se réfère souvent au CEPANI situé au sein de la FEB à Bruxelles.
Comment se calculent les frais d’arbitrage ?
Les honoraires et frais des arbitres sont forfaitaires et varient en fonction de l’importance du montant en jeu dans le litige. Ils sont calculés sur base d’un pourcentage dégressif selon les tranches de ce montant.
Pour la CCI, les honoraires et frais sont décrits sur les pages web suivantes :
- ADR (Alternative Dispute Resolution) : http://www.iccwbo.org/court/adr/id4306/index.html
- Arbitrage : http://www.iccwbo.org/court/arbitration/id4097/langtype1036/index.html
Pour le CEPANI, les sites suivants déterminent les frais selon la procédure :
- Médiation : http://www.cepani.be/FR/Default.aspx?PId=791
- Mini-trial : http://www.cepani.be/FR/Default.aspx?PId=798
- Arbitrage : http://www.cepani.be/FR/Default.aspx?PId=774
A titre de d’exemple, au sein du CEPANI, les honoraires pour une procédure d’arbitrage s’élèvent à minimum 625 EUR. Le pourcentage est de 10% pour la première tranche du montant du litige entre 0 et 12.500 EUR; ensuite, ce pourcentage décroit pour les tranches supérieures, jusqu’à seulement 0,012% pour la tranche au-delà de 50.000 EUR. Ces pourcentages sont moindres si les parties préfèrent se tourner vers la médiation ou le mini-trial.
Les parties ont la possibilité de déterminer dans leur convention le nombre d’arbitres auxquels elles désirent soumettre leur litige. En général, c’est soit un arbitre, soit trois arbitres. Les montants varient bien entendu en fonction du nombre d’arbitres choisis.
Dans la majorité des cas, c’est /ce sont le/les arbitres qui décide(ent) à laquelle des parties le paiement des honoraires et frais incombe ou dans quelle proportion ceux-ci sont partagés entre elles.
Quels sont les autres frais liés à l’arbitrage ?
Aux honoraires doivent s’ajouter les frais administratifs de l’institution d’arbitrage, les frais éventuels d’un ou plusieurs experts, les frais d’avocats ou conseillers impliqués dans la défense des parties et enfin les frais de déplacement et de séjour des représentants des parties si ceux-ci doivent intervenir dans les débats. Vous pouvez donc calculer aisément les honoraires et frais d’arbitrage accessibles sur Internet. N’oubliez pas d’y ajouter les autres frais non inclus.
Christine DESTEXHE - Conseillère et formatrice en commerce international
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Clause d’indexation dans les contrats internationaux
Dans certains contrats dont l’exécution s’étend sur une période relativement longue, les parties – en général, c’est le souhait du fournisseur – peuvent prévoir une clause d'indexation ou une clause de révision du prix qui permet de faire varier le prix en fonction de circonstances extérieures telles que l’inflation, la variation de la monnaie, l’augmentation du prix des matières premières, etc…
Quels indices ?
Beaucoup s’imaginent qu’il n’existe qu’un seul indice dit « officiel ». Or, la liberté contractuelle implique que les parties peuvent prévoir n’importe quelle modalité ou formule de variation du prix, même totalement inédite. En voici quelques exemples :
Les parties peuvent faire référence :
- Soit à un indice qui existe officiellement dans un pays déterminé. Par exemple, l’indice des prix à la consommation ou l’indice des prix à la production.
- Soit à un indice établi par une fédération professionnelle particulière. Par exemple, l’indice des salaires chez Agoria (Fédération des industries métallurgiques et des entreprises technologiques) ou l’indice des prix de l’électricité chez Fedichem (Fédération des industries chimiques et des industries verrières).
- Soit à une formule qui permet de compenser les fluctuations des cours de change. Par exemple, imaginons le prix d’une marchandise fixé en EUR, mais devant être facturé dans une monnaie étrangère. Une clause d’indexation pourrait prévoir une modification du montant facturé en fonction de la variation du taux de change au jour de la facturation par rapport au taux existant au jour de la conclusion du contrat.
- Soit à une formule que les parties élaborent elles-mêmes, par exemple, pour compenser les variations du prix de matières premières bien précises utilisées dans la fabrication de la marchandise ou pour compenser les coûts de formalités ou de taxes non prévus lors de la conclusion du contrat.
Les modalités doivent être claires
Les modalités de révision doivent être précises et contrôlables. Ces modalités comprennent notamment des bases de calcul quantifiables et une formule arithmétique qui détermine dans quelle proportion le prix est modifié. Par exemple, se limiter à dire qu’un prix est indexé « en fonction de la conjoncture économique » serait une clause trop floue et ambiguë pour pouvoir s’appliquer.
Part ailleurs, comme fournisseur, prévoyez une clause qui permet de majorer le prix et non pas de le diminuer.
Avant de conclure, contrôlez si la clause de révision est correctement exprimée. Simulez, par exemple, une situation où l’indice a augmenté pour calculer ce que cela impliquerait comme augmentation du prix.
Dans le cas où l’exportateur craint une variation du cours de change ou désire compenser l’inflation ou la variation de certains coûts ayant un impact sur le prix, il est recommandé de prévoir une clause d’indexation claire et précise. Cependant, armez-vous d’arguments car les acheteurs ne les apprécient guère.
Christine DESTEXHE - conseillère et formatrice en commerce extérieur
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