Voyages et foires à l’étranger : récupérez la TVA
Lors de voyages d’affaires ou à l’occasion de salons professionnels à l’étranger, les dépenses effectuées sur place peuvent atteindre des montants très élevés. Ces dépenses sont généralement soumises à la TVA locale. Malheureusement, celle-ci n’est pas déductible en Belgique. C’est dire l’importance d’essayer de la récupérer auprès de l'Administration fiscale du pays dans lequel la dépense est effectuée.
Chaque Etat a ses propres conditions La grande majorité des pays dans le monde accepte de rembourser totalement ou partiellement la TVA aux sociétés étrangères.
Cependant, les conditions de forme et de fond pour récupérer la TVA diffèrent d’Etat à Etat. En effet, les procédures, les formalités, les délais, les conditions de remboursement, les dépenses prises en compte et les montants de remboursement varient selon les pays, même à l’intérieur de l’Union Européenne.
Notez également que le notion de « TVA » n’existe pas partout. Certains Etats imposent des « sales taxes » sans mécanisme de déduction au sein des entreprises comme c’est le cas pour la TVA. Ces sales taxes peuvent cependant également être remboursées aux sociétés étrangères.
Faites appel à des spécialistes La grande majorités des PME ne se préoccupent pas de récupérer la TVA payée à l’étranger par manque de temps ou d’intérêts ou par découragement face à la complexité des formalités. Certaines ignorent même que ces TVA sont récupérables.
Or, il existe des sociétés ou des organismes spécialisés dans la récupération de TVA à l’étranger. Ils doivent être agréés et agissent en mandataire (c’est-à-dire en votre nom et pour votre compte) auprès des administrations fiscales étrangères.
Ces spécialistes peuvent être des sociétés privées (Ex : certains cabinets comptables, sociétés de recouvrement de créances et même certains fournisseurs de carburant), ou certaines fédérations d’entreprises (Ex : la Febetra) ou certaines chambres de commerce étrangères.
Vous pourriez trouver leurs coordonnées éventuellement auprès de votre bureau comptable, auprès d’organismes publics à l’étranger, auprès des organisateurs des foires, ou sur Internet sous les termes « Récupération de TVA », « VAT reclaim », « VAT recovery » ou « Sales tax refund ».
En passant par ces sociétés ou organismes spécialisés, la procédure devient alors très simple. Il vous suffit de leur envoyer les originaux de vos factures ou reçus et ils s’occuperont de tout le reste. Les autorités fiscales locales contrôlent ces originaux, y apposent un cachet et vous les renvoient. Les montants de TVA remboursés seront alors versés sur votre compte. Dans l’Union Européenne, ce remboursement doit intervenir dans les 6 mois qui suivent l'introduction de la demande.
Les honoraires exigés par ces spécialistes représentent un pourcentage de la TVA récupérée (en général, entre 15 et 20%) et ne sont perçus qu'au moment du remboursement de cette TVA.
La TVA peut représenter jusqu’à un cinquième des sommes payées à l’étranger lors de voyages d’affaires ou de salons professionnels. La récupération de cette TVA constitue donc une économie substantielle pour votre entreprise. N’hésitez pas à faire appel à des professionnels, si les montants déboursés à l’étranger sont importants.
Christine Destexhe, Conseillère et formatrice en commerce extérieur
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